Mudando de eventos virtuais para híbridos: dicas e ideias sobre como maximizar seu sucesso

Um evento híbrido é aquele que combina um evento face to face (F 2 F ) em um local físico com um componente online “virtual” para participantes remotos. Os híbridos provavelmente terão ampla adoção à medida que as reuniões F to F emergirem da pandemia por uma série de razões:

  • Alguns participantes podem não querer viajar para o evento por medo de contágio ou outras questões de saúde e segurança
  • Provavelmente haverá redução nos fundos de viagens disponíveis para participação em eventos devido à desaceleração econômica.
  • Alguns participantes podem simplesmente aceitar a participação em eventos remotos como um substituto aceitável, sem tempo de viagem, sem custos de viagem e impacto ambiental reduzido.
  • Um componente virtual oferece a possibilidade de abertura para um público muito maior com mercados novos e/ou geograficamente dispersos que não estão facilmente disponíveis em um evento F2F.
  • Pode não haver espaço suficiente para a realização de grandes eventos em locais devido à ocupação reduzida das diretrizes de distanciamento físico no local.

À medida que os eventos F2F reaparecem, os designers de encontros enfrentarão um dilema: como você organiza um evento com dois públicos radicalmente diferentes? O grupo local tem conectividade social, foco e alta contribuição sensorial.

Por outro lado, o público virtual, muitas vezes interagindo individualmente nas telas, provavelmente terá períodos de atenção mais curtos, pode estar em fusos horários diferentes e com uma experiência sensorial limitada, geralmente apenas olhando para uma tela.

Aqui estão várias ideias e sugestões para designers e planejadores de eventos a considerar para resolver este dilema e outras questões ao planejar eventos híbridos:

Escolhendo uma plataforma de evento híbrido:

  • Escolha uma plataforma de eventos híbrida de um provedor com experiência significativa em planejamento de eventos, que entende completamente as complexidades de uma ampla gama de eventos e tem muita experiência em execução de eventos digitais e híbridos.
  • Escolha uma plataforma de eventos híbrida que também pode gerenciar eventos virtuais e F2F para padronizar seu processo e coleta de dados.
  • Um dos pontos fortes do componente online de um evento híbrido é a oportunidade de análises detalhadas. Quase todas as ações de participantes remotos (cliques, respostas a enquetes, textos, feedback, tempo gasto e muito mais) podem ser rastreadas. Escolha uma plataforma híbrida que pode fornecer essas análises detalhadas.
  • Procure uma plataforma híbrida de eventos que forneça a todos os participantes uma configuração de agenda personalizada.
  • Para participantes remotos em eventos maiores, tenha um botão de “ajuda” separado, diferente da área de bate-papo, indo diretamente para o suporte de ajuda técnica.
  • Um evento híbrido é mais complexo que um evento F2F com muitas ações e prazos esperados. Use uma plataforma de eventos ou sistema de gerenciamento de projetos que possa ajudar a gerenciar essas ações.
  • Procure uma plataforma que permite que participantes remotos interajam com palestrantes, expositores, entre si e também com participantes do F2F.
  • Procure por uma plataforma que se integra a um aplicativo de evento móvel fornecendo outro canal de interatividade, incluindo votação remota, chat, notificações push, rede e opções de gamificação.
  • Procure uma plataforma com fortes disposições de privacidade e segurança.

Promoção:

  • Ao começar a promover o evento, deixe bem claro que será um evento híbrido e quais serão as ofertas específicas para o F2F e os componentes digitais.
  • Distribua uma programação on-line detalhada com horários de início e término de apresentações específicas, com ajustes de fuso horário local para participantes remotos geograficamente dispersos.
  • Assim que sua programação completa ficar online, considere a possibilidade de aumentar o interesse do espectador por meio de lançamentos regulares e cronometrados de conteúdo para o evento. Quando feito corretamente, isso pode construir o público virtual e o público F2F.
  • Seja flexível em sua oferta de registro, permitindo que os participantes mudem para um F2F ou o componente digital, dependendo das circunstâncias.
  • Promova o evento nas redes sociais antes e incentive as hashtags das redes sociais durante o evento para criar networking para todos os participantes.
  • Muitos eventos virtuais realizados nos últimos meses tiveram contagens de público muitas vezes maiores do que os eventos F2F que eles substituíram. Se você se sentir confiante quanto a um grande público remoto para seu evento híbrido, a receita de patrocínio pode aumentar substancialmente. Procure maneiras de destacá-los, incluindo banners, agradecimentos, vídeos curtos de patrocinadores, sessões hospedadas por patrocinadores, página de patrocinador de um site de evento e opções de geração de leads.

Melhores Práticas:

  • Considere o uso de um apresentador ou MC (mestre de cerimônias) experiente para os participantes remotos para fornecer uma voz unificada durante todo o evento, para explicar como usar o sistema e para criar continuidade.
  • Use moderadores online para gerenciar as salas de bate-papo e encorajar discussões e sugestões.
  • Invista em treinamento de palestrante e moderador com foco na inclusão de participantes remotos em enquetes, perguntas e respostas e em outros comentários durante as apresentações. As perguntas dos participantes remotos devem ser reconhecidas por nome e localização no palco e incluídas tanto quanto aquelas na sala.
  • Considere sessões e tempos de apresentação mais curtos, a maioria dos visualizadores remotos simplesmente tem períodos de atenção mais curtos do que aqueles sentados juntos em salas de reunião F2F.
  • Para eventos maiores com várias sessões e espectadores de fusos horários distintos, considere pré-gravar algumas das apresentações e reunir o F2F e o público remoto durante um discurso de abertura ou sessões gerais.
  • Para sessões repetidas, considere reproduzir a sessão pré-gravada em horários designados para diferentes fusos horários e peça aos apresentadores para irem ao vivo no final das apresentações gravadas para perguntas e respostas.
  • A pontualidade dos horários de início/parada da apresentação é crucial para eventos híbridos.
  • Se o seu evento híbrido inclui uma exposição, forneça um tour pelo salão de exposições especificamente para participantes remotos. Sessões educacionais transmitidas do andar da exposição também são uma possibilidade.
  • Considere o desenvolvimento de conteúdo separado para participantes remotos. Há momentos no evento F2F que podem não ser adequados para participantes remotos, incluindo recepções, intervalos para exposições e intervalos para café. Entrevistas com palestrantes e líderes de pensamento e passeios por exposições estão entre as possibilidades. Além disso, deixe horários em branco para intervalos de participantes remotos.

Engajamento do participante:

  • O engajamento do público para participantes remotos é provavelmente o maior desafio em reuniões híbridas ou virtuais. Métodos para manter e medir sua atenção devem estar no topo da lista de recursos desejados para sua plataforma de eventos híbridos.
  • Além de chat e perguntas e respostas de texto, procure uma plataforma que forneça feedback de apresentação em tempo real de participantes remotos semelhantes a funções de mídia social, como: gostar, aplausos, ovação de pé, não entendo, etc. Analytics que rastreiam estes e relacionados itens como tempo de exibição e quando um participante sai podem ser muito úteis para avaliar a eficácia do orador e o envolvimento do participante.
  • Altos valores de produção com bons gráficos, vídeos e apresentações visuais são especialmente importantes para manter o interesse do público remoto.
  • Treine palestrantes e defina expectativas para que utilizem plenamente essas ferramentas de interação.
  • Alto-falantes de alta energia são sempre bons, mas especialmente para ajudar a manter um público remoto envolvido.
  • Divida as apresentações com diferentes tipos de formato. Por exemplo, considere incorporar sessões de pausa semelhantes às salas de sessão de grupo do Zoom para seus participantes virtuais. Discutir o conteúdo dos eventos com pequenos grupos de outros participantes remotos pode ser uma forma eficaz de envolvimento e aprendizagem.

No local:

  • Use uma equipe de produção ou AV com experiência significativa com streaming de vídeo e execução de eventos híbridos.
  • Como as sessões transmitidas para participantes remotos podem ser gravadas facilmente, isso pode ser um benefício para participantes F2F que perderam uma sessão ou gostariam de ver a sessão de que compareceram novamente. Ele também fornece um menu de opções de visualização sob demanda e horários para participantes remotos.
  • Certifique-se de que o local tenha largura de banda suficiente, suporte técnico e opções de backup à prova de falhas para gerenciar vários streams de vídeo. A velocidade de upload de 7 Mb/segundo é o mínimo para um fluxo de vídeo de qualidade.

Depois do evento:

  • Use o conteúdo gravado gerado durante o evento para promover eventos futuros, para aumentar a adesão e/ou para criar uma comunidade online.
  • Promova eventos futuros para os participantes online, incentivando-os a se tornarem participantes da F2F no futuro.
  • Ofereça seu conteúdo sob demanda após o evento. Isso é especialmente útil para participantes remotos com períodos de atenção mais curtos, permitindo a liberdade de acessar o conteúdo em horários convenientes.

As reuniões presenciais vão ressurgir depois que a pandemia passar. Ao fazê-lo, as reuniões híbridas serão uma ponte para aqueles que não podem ou querem participar do evento pessoalmente.

A longo prazo, as reuniões híbridas provavelmente continuarão sendo um componente significativo para muitos eventos, pois todos nós aprendemos as melhores práticas e nos beneficiamos das muitas inovações que estão sendo desenvolvidas atualmente.

http://www.haviaumavez.com.br

@haviaumavez

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